En el panorama empresarial actual, en rápida evolución, la capacidad de visualizar, analizar y optimizar los procesos internos es más decisiva que nunca. Conozca la minería de procesos, una técnica puntera basada en datos que ofrece una visión sin precedentes de cómo funcionan las empresas. La minería de procesos aprovecha los datos de aplicaciones como los sistemas CRM y ERP para construir modelos completos de los procesos, de principio a fin, que permiten a las organizaciones detectar ineficiencias, problemas de cumplimiento normativo y cuellos de botella en el rendimiento.
En este artículo analizaremos qué es la minería de procesos, cómo funciona y qué puede y no puede hacer por las empresas que buscan optimizar sus procesos.
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¿Qué es la minería de procesos?
¿Por qué es importante la minería de procesos?
¿Cómo funciona la minería de procesos?
Ventajas de la minería de procesos
Limitaciones de la minería de procesos
Ejemplos de minería de procesos
¿En qué se diferencia la minería de procesos de la minería de tareas?
¿Cómo funciona la minería de procesos dentro de la inteligencia de procesos?
¿Qué es la minería de procesos?
La minería de procesos (Process Mining) es una técnica basada en datos que sirve para comprender, seguir y mejorar los procesos mediante el análisis de los datos que se obtienen de los sistemas de información.
Aplicaciones como los sistemas CRM y ERP, así como otros sistemas de registro, crean automáticamente registros de eventos que recogen todas las acciones realizadas. Los datos de estos registros se pueden recopilar o «minar» para crear un registro de auditoría de los procesos en los que participan las aplicaciones, incluso aunque se utilicen varias aplicaciones en un mismo proceso.
La tecnología de minería de procesos se sirve de estos registros de auditoría para generar un modelo que muestra los detalles del proceso de principio a fin y cualquier variación en él. Las empresas pueden analizar estos modelos para averiguar si los procesos funcionan como deberían y, en caso contrario, investigar las causas que originan las desviaciones de la trayectoria óptima.
¿Por qué es importante la minería de procesos?
La minería de procesos permite a las empresas:
- Visualizar y comprender sus procesos en detalle;
- Identificar los cuellos de botella y las ineficiencias, y determinar las oportunidades de mejora;
- Analizar los parámetros de rendimiento de los procesos en tiempo real para optimizar las tareas de asignación de recursos;
- Mejorar el cumplimiento de las políticas internas y reglamentarias.
Las empresas se rigen por sus procesos, que son un conjunto definido de acciones que su personal lleva a cabo para cumplir los objetivos. Cuando los procesos funcionan bien, la empresa funciona bien. Si los procesos funcionan mal, la empresa se enfrenta a diversos riesgos, que van desde la pérdida de ingresos o la insatisfacción del cliente hasta el incumplimiento de la normativa.
La mayoría de las empresas tienen una idea general de cómo deben funcionar sus procesos, pero carecen de información sobre los detalles de su ejecución en el día a día. Sin estos datos, una empresa no puede hacer cambios que tengan repercusión.
Tipos de minería de procesos
Descubrimiento de procesos: El Descubrimiento de procesos es una técnica estratégica que le permitirá conocer en profundidad los flujos de trabajo de su organización. Podría considerarse un primer paso crítico para visualizar y analizar cómo funcionan sus procesos de negocio «tal como están» mediante la minería de procesos y la minería de tareas. El descubrimiento de procesos es un elemento fundamental de la inteligencia de procesos (Process Intelligence), que se basa en la información que se obtiene tanto con el descubrimiento como después con el análisis, la supervisión, la predicción y la simulación de los procesos.
Comprobación de la conformidad: La comprobación de la conformidad, otro pilar fundamental de la minería de procesos, garantiza que las operaciones de la empresa se ajustan a modelos o normas predefinidos. Actúa como medida de control de calidad al exponer las discrepancias entre cómo debería comportarse el proceso y cómo se comporta realmente. Esta técnica es vital para las organizaciones que aspiran a garantizar el cumplimiento y la consistencia. La comprobación de la conformidad compara los datos de ejecución reales con los modelos de los procesos y así detecta las posibles desviaciones y problemas de cumplimiento.
Mejora: La mejora de la minería de procesos se centra en mejorar los procesos existentes a partir de la información obtenida con el análisis de los datos. Este enfoque va más allá de la detección y la corrección, puesto que busca llevar el rendimiento de los procesos a cotas más altas. La mejora integra tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático para optimizar los procesos. Mediante el análisis de datos históricos, estas tecnologías identifican tendencias y predicen resultados, lo que permite a las organizaciones hacer mejoras proactivas.
¿Cómo funciona la minería de procesos?
Antes de la minería de procesos, las empresas tenían que revisar manualmente los datos y entrevistar a las partes interesadas para averiguar el rendimiento de sus procesos. A menudo se trataba de un proceso lento y tedioso, con un elevado margen de error. La minería de procesos utiliza la automatización para determinar el rendimiento real de los procesos con mayor precisión, rapidez y exactitud que los métodos manuales. La minería de procesos consta de cuatro pasos fundamentales:
Paso 1: Preparación de los datos
La primera etapa consiste en recopilar registros de eventos de varios sistemas de información, como por ejemplo, de los sistemas ERP y CRM o de las herramientas de gestión de los flujos de trabajo. Estos datos se depuran para garantizar que sean coherentes, completos y no estén duplicados.
Paso 2: Descubrimiento y análisis
Durante el descubrimiento, los algoritmos generan automáticamente modelos visuales de los procesos basados en la secuencia real de las acciones que se observan en los registros de eventos. Esto incluirá marcas de tiempo para cada paso y cualquier variación que se detecte en los flujos del proceso.
El análisis de procesos consiste en comparar los modelos de procesos descubiertos con sus modelos de procesos óptimos o las reglas de su empresa para comprobar si las interacciones observadas coinciden con el comportamiento esperado. Este paso expondrá las actividades que no se están llevado a cabo, los cuellos de botella y los retrasos.
Paso 3: Mejora
La mejora consiste en perfeccionar y optimizar los modelos de proceso descubiertos con la información obtenida y otras fuentes de datos. Esto puede suponer reasignar recursos, rediseñar procesos o automatizar tareas para mejorar la eficiencia.
Paso 4: Supervisión y alerta
La etapa final consiste en establecer mecanismos de supervisión para hacer un seguimiento del rendimiento de los procesos y el impacto de las acciones de optimización. Al repetir el ciclo de minería de procesos y supervisar los cambios, las empresas podrán observar mejoras continuas en la eficiencia operativa, la calidad y el cumplimiento.
¿Cuáles son las ventajas de la minería de procesos?
La minería de procesos ofrece importantes ventajas a empresas en todos los sectores, por ejemplo:
- Mayor transparencia:La minería de procesos le proporciona información precisa y objetiva sobre el funcionamiento de sus procesos operativos. Esto le ayuda a identificar cuellos de botella, ineficiencias y desviaciones.
- Una toma de decisiones más basada en datos: Acceder a información detallada y parámetros de rendimiento permite a las empresas tomar decisiones para optimizar el rendimiento con mayor seguridad y respaldadas por datos.
- Mayor eficacia: Al identificar las oportunidades para simplificar y automatizar sus procesos, las empresas pueden agilizar los flujos de trabajo y reducir los plazos de los procesos.
- Menores costes: Mejorar la eficiencia empresarial y la asignación de recursos es una de las formas en que la minería de procesos reduce costes. La minería de procesos también funciona con sus sistemas actuales, por lo que no necesita invertir en nuevas aplicaciones para ampliar sus capacidades operativas.
- Mejora de la experiencia del cliente:Identificar las oportunidades para simplificar los recorridos de los clientes y agilizar los procesos internos le ayudará a mejorar la experiencia de sus clientes.
- Mejora continua: La minería de procesos no es una actividad aislada. Fomenta la mejora continua de los procesos debido a que permite simular los cambios propuestos y obtener información del resultado.
Limitaciones de la minería de procesos
La minería de procesos ofrece enormes ventajas sobre los enfoques manuales del análisis de procesos, pero tiene sus limitaciones. Por ejemplo:
- Evaluar procesos complejos: La minería de procesos funciona bien en escenarios sencillos, pero carece de la sofisticación necesaria para identificar la causa raíz de procesos complejos con un gran número de variaciones válidas.
- Determinación de la causa raíz: La minería de procesos tradicional identifica los problemas relacionados con los procesos, pero se queda corta a la hora de ofrecer respuestas específicas a la raíz de esos problemas.
- Evaluación de procesos complejos: Los métodos básicos de minería de procesos funcionan bien en escenarios de procesos más sencillos, pero a menudo carecen de la sofisticación necesaria para evaluar procesos específicos y complejos con un gran número de variaciones.
- Análisis en tiempo real: La minería de procesos suele analizar el rendimiento pasado más que el actual, y carece de capacidad para supervisar los procesos de forma continua y alertar a los usuarios de las desviaciones.
- Conexión a múltiples fuentes de datos: Algunas herramientas tradicionales de minería de procesos pueden tener limitaciones con respecto a los tipos de datos a los que pueden conectarse, lo que puede reducir el valor que proporcionan.
Todas estas limitaciones de las soluciones básicas de minería de procesos pueden superarse con una solución integral, moderna y de nueva generación: la inteligencia de procesos. Las soluciones de inteligencia de procesos ayudan a las empresas a descubrir y analizar las causas que originan los cuellos de botella problemáticos, pueden visualizar cualquier proceso, incluso los desordenados o específicos, y permiten a las empresas predecir Y simular posibles medidas de mejora de sus procesos. Las soluciones de minería de procesos más eficaces incluyen capacidades de inteligencia de procesos.
Ejemplos de minería de procesos
La técnica de la minería de procesos puede utilizarse en cualquier sector para obtener información sobre la ejecución de los procesos y sus ineficiencias. Veamos cinco ejemplos de uso que demuestran su versatilidad:
- Minería de procesos en seguros: La minería de procesos puede mejorar enormemente la eficiencia y la satisfacción del cliente en el sector de los seguros. Al trazar cada paso de un siniestro, desde su presentación inicial hasta la decisión final, la minería de procesos puede detectar áreas de mejora para lograr aprobaciones más rápidas con menos errores. La minería de procesos también le ayudará a perfeccionar su proceso de suscripción, ya que le permite asegurarse de que está evaluando los riesgos con precisión y estableciendo primas justas, además de atenerse a cualquier cambio en la normativa.
- Minería de procesos en sanidad: Las organizaciones del sector sanitario pueden utilizar la minería de procesos para mejorar las vías de atención al paciente. Analizar los protocolos de tratamiento, los tiempos de procesamiento y la asignación de recursos ayudará a los proveedores a detectar ineficiencias en los procesos, desde el ingreso hasta el alta. La resolución de estos problemas reducirá los tiempos de espera y mejorará la calidad general de la atención al paciente.
- Minería de procesos para servicios financieros y bancarios: La minería de procesos puede ayudar a las organizaciones que prestan servicios financieros a racionalizar sus procesos internos, desde la tramitación de préstamos hasta la auditoría de cuentas. Analizando los flujos de los procesos, los tiempos de tramitación y las tasas de error, las entidades financieras identificarán formas de mejorar su eficiencia operativa. El resultado es una reducción de costes y una mejor experiencia del cliente.
- Minería de procesos en transporte y logística: La minería de procesos es crucial para optimizar las operaciones de la cadena de suministro, desde la adquisición hasta la entrega. Los proveedores de transporte y logística pueden utilizarla para detectar cuellos de botella y mejorar la gestión de los inventarios. La minería de tareas (Task Mining), otra forma de minería de procesos, permite a las organizaciones de la cadena de suministro profundizar en las interacciones de los usuarios con sus sistemas de gestión, identificando así las tareas recurrentes y las oportunidades de automatización.
- Minería de procesos para la educación: La minería de procesos ofrece algo más que información sobre las ineficiencias de los procesos. También permite a los usuarios comprobar el uso que se hace de los sistemas críticos y la interacción con ellos. Los educadores pueden analizar la eficacia del plan de estudios haciendo un seguimiento de los comportamientos de los alumnos, como cuánto tiempo que pasan viendo los materiales de clase, por ejemplo.
¿En qué se diferencia la minería de procesos de la minería de tareas?
El descubrimiento de procesos es el paso fundamental para entender cómo funciona realmente un proceso, e incluye la minería de procesos y la minería de tareas. La minería de procesos se utiliza para reconstruir los procesos a partir de los eventos guardados en los registros, mientras que la de tareas llena los vacíos de los procesos mediante la explotación de las actividades de escritorio de los usuarios. Por ejemplo, un proveedor de servicios sanitarios puede emplear la minería de procesos para reconstruir el proceso de admisión de pacientes analizando los registros de eventos del sistema de historiales clínicos electrónicos (EHR).
Al mismo tiempo, la minería de tareas puede usarse con el fin de observar y analizar las acciones del personal administrativo en sus escritorios para llenar cualquier hueco en el proceso no capturado por los registros de eventos. Este enfoque integral es esencial para identificar cuellos de botella, redundancias y desviaciones, lo que, en última instancia, conduce a una mayor eficiencia y satisfacción del paciente.
Cómo ayuda ABBYY Timeline en la minería de procesos
ABBYY Timeline es nuestra plataforma de minería de procesos líder en el mercado, creada para impulsar una mejora de los procesos basada en datos. La inteligencia de procesos de Timeline va más allá de la minería de procesos para ofrecer a las empresas un enfoque integral que les permita alcanzar la excelencia en los procesos a través de cinco capacidades clave:
- Descubrimiento de procesos
- Análisis de procesos
- Supervisión de procesos
- Predicción de procesos
- Simulación de procesos
Timeline le ayuda a visualizar su proceso de principio a fin para identificar ineficiencias, cuellos de botella y valores atípicos. Si conoce sus procesos actuales, podrá tomar decisiones de optimización con conocimiento de causa. La función de simulación de procesos de Timeline le permite probar posibles cambios en los procesos y evaluar su impacto en la empresa antes de implantarlos. Nuestra plataforma de minería de procesos «low-code» incluye más de 25 herramientas integradas, para que pueda empezar a analizar sus procesos en cuestión de minutos.
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