Antes el procesamiento de facturas suponía pasar horas clasificando, verificando y tecleando números manualmente, y después había que solicitar las aprobaciones a todos los departamentos. Hoy en día, la automatización suele hacer el trabajo pesado. La automatización de facturas puede capturar, extraer y validar datos clave y, a continuación, enviar esa información directamente a los sistemas empresariales para su procesamiento directo.
En esta guía veremos cómo funciona el procesamiento automatizado de facturas, cuáles son sus principales ventajas y cómo elegir la solución de procesamiento adecuada para su empresa.
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¿Qué es el procesamiento automatizado de facturas?
Cómo funciona la automatización de facturas
Ventajas del procesamiento automatizado de facturas
Cómo automatizar el procesamiento de facturas
Cómo elegir el software de automatización de facturas adecuado
Ejemplos de procesamiento automatizado de facturas
¿Por qué elegir ABBYY para automatizar el procesamiento de facturas?
¿Qué es el procesamiento automatizado de facturas?
El procesamiento automatizado de facturas es el uso de software para capturar y extraer la información de las facturas, validarla e integrarla en los procesos empresariales.
Sin automatización, las empresas suelen depender del personal para introducir los datos, verificar los detalles, tramitar las aprobaciones, procesar los pagos y organizar los registros para futuras consultas; y todo ello manualmente, por lo que puede llevar mucho tiempo y dar lugar a errores. La automatización acelera el proceso realizando tareas como:
- Análisis y extracción de datos;
- Validación y verificación de datos;
- Gestión de excepciones;
- Gestión del flujo de trabajo;
- Aprobación y pago.
Una de las principales tecnologías que se utiliza en el procesamiento automatizado de facturas es el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que extrae detalles clave de las facturas, como nombres de proveedores, números de factura, fechas, partidas y totales, sin necesidad de introducir datos manualmente.
Cuando se combina con tecnologías de IA como el aprendizaje automático (ML) y el procesamiento del lenguaje natural (PNL), el procesamiento automatizado de facturas se vuelve más inteligente y es capaz de procesar eficientemente incluso PDF no estructurados y recibos escritos a mano, tanto si llegan en papel o escaneados como por correo electrónico, API o móvil. El ML permite al sistema identificar patrones y mejorar continuamente la precisión debido a que aprende de correcciones anteriores, mientras que el PLN ayuda a comprender el contexto y a adaptarse a nuevos formatos sin intervención manual.
Cómo funciona la automatización de facturas
El flujo de trabajo exacto del procesamiento automatizado de facturas depende de la solución elegida. Las soluciones de procesamiento inteligente de documentos (PID) basadas en IA, por ejemplo, pueden ir más allá de la automatización básica basada en reglas para gestionar tareas más complejas y mejorar continuamente la precisión. Estas soluciones envían los datos a los sistemas de información de la empresa, como RPA, BPM y ERP, para facilitar el procesamiento directo de las facturas. Independientemente del canal por el que lleguen las facturas —papel, correo electrónico, API, MFP/escaneado local, dispositivo móvil, escaneado basado en web—, todas se procesan de forma centralizada. Así es como suele funcionar el proceso:
- Escaneado y extracción de información: Las facturas físicas y digitales se escanean o se suben al sistema. La tecnología OCR captura la información relevante de las facturas, como los datos del proveedor, los números de factura, las fechas, las partidas y los importes.
- Validación de datos: Los datos extraídos se validan con normas y criterios predefinidos para detectar cualquier error o incoherencia.
- Cotejo y verificación: El sistema cruza automáticamente la información de las facturas con las órdenes de compra (PO) para confirmar que se han recibido los bienes o servicios.
- Gestión de excepciones: Cualquier discrepancia o excepción se marca para investigarla y resolverla.
- Gestión del flujo de trabajo: Las facturas se envían a los correspondientes departamentos o personas para que las revisen y aprueben de acuerdo con las normas y jerarquías de la empresa.
- Pago: Una vez aprobado, el sistema activa el proceso de pago. Esto puede implicar la generación de instrucciones de pago, la actualización de los registros contables y el inicio del pago efectivo al proveedor.
Ventajas del procesamiento automatizado de facturas
La automatización mejora el procesamiento de facturas debido a que no solo acelera y agiliza los flujos de trabajo, sino que también refuerza los controles financieros y optimiza la supervisión. Las ventajas incluyen:
Eficacia
La automatización del procesamiento de facturas elimina pasos innecesarios, reduce los cuellos de botella, estandariza los procesos y agiliza la toma de decisiones para conseguir un flujo de trabajo más rápido y coherente con menos fricciones. También permite centralizar los registros de facturas fácilmente para acelerar el acceso y aumentar la seguridad. La racionalización de las cuentas también implica identificar y eliminar posibles fuentes de error, mientras que la estandarización de los procesos garantiza la coherencia a la hora de llevar a cabo las tareas.
Con el procesamiento automatizado de facturas basado en IA, las empresas pueden acelerar hasta un 90 % los tiempos de procesamiento de las facturas, gracias a que el procesamiento directo reduce a menos de una hora las tareas que antes llevaban uno o dos días. La productividad de los empleados también aumenta en hasta un 400 %, y el personal de contabilidad dedica un 30 % menos de tiempo a las consultas, lo que le permite centrarse en tareas de mayor valor.
Precisión
Los humanos suelen cometer errores al leer, introducir o verificar información repetidamente. La automatización del procesamiento de facturas elimina este riesgo. Con la correspondencia a tres bandas, el sistema coteja automáticamente la orden de compra, el informe de recepción de mercancías y la factura para comprobar la cantidad y el precio, lo que evita pagos excesivos, insuficientes, atrasados o duplicados y otros errores, y al mismo tiempo mejora la coherencia y la eficacia.
Cumplimiento normativo
El procesamiento automatizado de facturas inicia flujos de trabajo de aprobación, mantiene un registro claro de auditoría y valida las facturas para reducir el fraude y los errores. También procesa las facturas de acuerdo con las políticas de la empresa y la normativa, ayudando así a las empresas a cumplir los requisitos fiscales, financieros y sectoriales, al tiempo que minimiza las sanciones.
Ahorro de costes
El ahorro de costes es uno de los principales motivos para pasarse al procesamiento automatizado de facturas, ya que permite a las empresas reducir sus costes de procesamiento en hasta un 91 %. Estudios recientes sugieren que el coste medio por factura por pagar es de 11 dólares, mientras que las mejores empresas solo gastan 3 dólares o menos por factura. La automatización de facturas también ayuda a las empresas a ahorrar dinero, ya que les permite optar a descuentos por pronto pago.
Visibilidad
La automatización proporciona seguimiento e informes en tiempo real sobre el estado de las facturas para que las empresas puedan hacer un seguimiento de los pagos pendientes, prever los gastos y tomar decisiones financieras más informadas.
Cómo automatizar el procesamiento de facturas
1. Elegir una solución de procesamiento de facturas
Elija una solución de procesamiento automatizado de facturas llave en mano que capture, reconozca, extraiga y valide información para que el procesamiento directo de facturas basadas en órdenes de compra sea fácil y preciso.
2. Personalizar el flujo de trabajo
Actúe estratégicamente a la hora de diseñar los pasos y las decisiones que formarán parte de su flujo de trabajo de procesamiento de facturas. Personalice y configure su proceso para adaptarlo a los requisitos, preferencias y limitaciones exclusivos de su organización.
3. Integración con los sistemas existentes
Los principales proveedores de software de procesamiento de facturas ofrecen conectores gratuitos para una integración rápida y de bajo coste con los principales sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y de contabilidad. Integre su solución de automatización de facturas con su infraestructura actual para que la información extraída de las facturas y verificada se envíe directamente a sus sistemas actuales, incluidas las plataformas de automatización de procesos robóticos (RPA), gestión de las relaciones con los clientes (CRM), gestión de procesos empresariales (BPM), gestión de contenidos empresariales (ECM) y contabilidad, creando así un flujo de trabajo de cuentas por pagar automatizado, más inteligente e integral.
4. Prueba y revisión
Pruebe los flujos de trabajo personalizados en un entorno controlado, recopile comentarios y lleve a cabo los ajustes necesarios. A medida que las necesidades de la empresa evolucionan, supervise continuamente el rendimiento del flujo de trabajo para analizar su eficacia e introducir nuevas optimizaciones que garanticen que sigue siendo relevante y eficaz.
Cómo elegir el software de automatización de facturas adecuado
Para mejorar la eficacia y la precisión es fundamental escoger el software de automatización de facturas adecuado para su empresa. Y esto es lo que debe tener en cuenta al evaluar sus opciones:
- Capacidad de integración: Asegúrese de que el software se integra perfectamente con su ERP, plataforma de contabilidad y otros sistemas para automatizar el flujo de información.
- Facilidad de uso: Busque una interfaz intuitiva y fácil de usar que requiera un aprendizaje mínimo y posea funciones low-code/no-code (LCNC) que permitan a los equipos personalizar los flujos de trabajo sin conocimientos técnicos. El acceso móvil debería permitir realizar el seguimiento de las facturas y aprobarlas sobre la marcha, garantizando la fluidez del procesamiento desde cualquier dispositivo.
- Funciones de automatización: Busque flujos de trabajo automáticos de captura de datos, cotejo y aprobación de facturas para reducir las tareas manuales y acelerar el ciclo de procesamiento de facturas.
- Extracción de datos: El software debe incluir OCR de alta precisión con modelos de extracción preentrenados para extraer información clave de facturas escaneadas o fotografiadas.
- Flujos de trabajo de validación y aprobación: Asegúrese de que el software es capaz de cotejar con precisión las facturas con las órdenes de compra y los recibos, y de que permite aprobaciones y notificaciones a varios niveles.
- Seguridad y cumplimiento: Elija un software que cumpla la normativa del sector en materia de seguridad y conformidad de datos, especialmente en lo relativo a la información financiera confidencial.
- Personalización y escalabilidad: El software debe permitirle personalizar los campos y los flujos de trabajo, y además, ser capaz de gestionar volúmenes cada vez mayores de facturas para adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa.
- Informes y análisis: Busque una solución que ofrezca información sobre los tiempos de procesamiento de las facturas, los cuellos de botella en la aprobación y otras métricas clave de rendimiento para optimizar la eficiencia.
- Apoyo a los proveedores: Evalúe el nivel de atención que se ofrece al cliente. Asegúrese de que va a obtener asistencia rápidamente cuando la necesite para solucionar problemas y llevar a cabo personalizaciones.
- Coste y retorno de la inversión: Evalúe el coste del programa en relación con el ahorro potencial de tiempo y dinero. Calcule el rendimiento de la inversión (ROI) en función del aumento de la eficiencia.
Ejemplos de procesamiento automatizado de facturas
- Sanidad: Automatice el procesamiento de facturas de proveedores médicos cotejando las facturas a la perfección con las órdenes de compra y las entradas de mercancías. Al reducir la revisión manual, el sistema mejora el seguimiento de los contratos con proveedores y el cumplimiento de la normativa sanitaria, y al mismo tiempo garantiza que solo se abonarán pagos por los artículos recibidos.
- Seguros: Extraiga y valide datos de facturas relacionadas con reclamaciones, cotejándolos con los detalles de la póliza y la información del proveedor para reducir errores y acelerar el proceso de aprobación, y ofrecer así una experiencia del cliente más rápida.
- Logística y cadena de suministro: Reduzca la carga de trabajo administrativo en transporte y logística y abone los pagos a los transportistas con mayor rapidez y precisión cotejando automáticamente las facturas de envío y los albaranes de entrega con las órdenes de entrega y los datos de seguimiento.
- Gobierno y sector público: Gestione los contratos y las compras de la misma forma en todos los departamentos enrutando automáticamente los flujos de trabajo de aprobación de facturas de aprovisionamiento de acuerdo con las normas presupuestarias y reglamentarias.
¿Por qué elegir ABBYY para automatizar el procesamiento de facturas?
El software de procesamiento de facturas basado en IA de ABBYY, líder del sector, proporciona velocidad, precisión y eficiencia a escala, y ofrece:
- La mejor IA y OCR de su clase: El OCR líder del sector y la IA específica garantizan una extracción de datos de alta precisión a partir de cualquier formato de factura y en cualquier idioma. La detección de fraudes mediante IA ayuda a identificar anomalías, facturas duplicadas y transacciones sospechosas antes de que se procesen los pagos.
- Integración y escalado sin fisuras: Los conectores preintegrados y la integración low-code le permiten conectar ABBYY con plataformas ERP, RPA, BPM y de contabilidad para obtener flujos de trabajo fluidos. La solución de ABBYY también se adapta a las crecientes necesidades de las empresas con opciones de implantación en la nube, in situ y mediante API.
- Low-code/no-code (LCNC): Los usuarios empresariales pueden configurar flujos de trabajo y crear modelos personalizados incluso sin conocimientos técnicos, gracias a lo cual la automatización es más accesible y adaptable a las cambiantes necesidades empresariales.
- Rápida implantación y retorno de la inversión: Empiece rápidamente con modelos de IA preentrenados, que logran una precisión superior al 90 % desde el primer día, y vaya mejorando dicha precisión con el tiempo, reduciendo las correcciones manuales y aumentando la eficiencia.
Esta combinación de ventajas se traduce en resultados reales para los clientes de ABBYY. Como por ejemplo, GEMLUX, uno de los principales fabricantes de herrajes marinos. Antes de la automatización, el procesamiento manual de las órdenes de compra de la empresa obligaba a los agentes de ventas a dedicar entre 30 y 45 minutos a introducir los pedidos —algunos con más de 100 partidas—, mientras que consolidar los pedidos de los proveedores podía llevar todo un día. Tras integrar el procesamiento inteligente de documentos (IDP) de ABBYY con NetSuite ERP, GEMLUX redujo el procesamiento de pedidos a tan solo 3-5 minutos. Y la gestión de los pedidos a los proveedores también se agilizó, en concreto un 75 %. Ahora, una vez implantado el IDP de ABBYY, GEMLUX está ampliando la automatización a otros flujos de trabajo documentales.
Cada empresa se enfrenta sus propios retos, y la solución de inteligencia artificial de ABBYY se adapta a las distintas necesidades con modelos preentrenados adaptados a sectores específicos. Si está listo para ver cómo puede ABBYY optimizar el procesamiento de sus facturas, solicite hoy mismo una demostración con uno de nuestros expertos.
