Aucune tâche financière ne pèse autant sur l'efficacité du back-office que la comptabilité fournisseurs (CF).
Selon l’IOFM (Institut de Finance et de Management), les contrôleurs de gestion considèrent la CF comme la fonction la plus consommatrice de papier, la plus chronophage et celle nécessitant le plus de travail au sein de la finance et de la comptabilité (la DAF). Elle surpasse notoirement les fonctions pourtant déjà pesantes telles que la comptabilité clients, la fiscalité, le reporting, et la paie1.
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En quoi les approches conventionnelles de l’automatisation de la CF sont-elles insatisfaisantes
Comment réussir l’automatisation de la CF
Comment les solutions LCNC basées sur l’IA optimisent-elles les processus de la CF
Résultats commerciaux et avantages de l’automatisation LCNC de la CF
Comment obtenir des résultats exceptionnels avec l’automatisation LCNC (low-code / no-code) basée sur l’IA de la comptabilité fournisseurs
Il existe sur le marché pléthore d’outils permettant d’automatiser le traitement des factures. Des fonctionnalités sont proposées par des marques connues dans le monde de la technologie, comme Amazon®, Google® et Microsoft®. Des fournisseurs de RPA (Automatisation robotisée des processus) telles que UiPath® et Automation Anywhere® intègrent des fonctionnalités de capture automatisée des documents dans leur portefeuille. Et il existe un large éventail de solutions spécifiques d’automatisation de la comptabilité fournisseurs telles que Tipalti™, NetSuite®, SAP Business One®, ou AvidXchange®.
Pourtant, malgré l’existence de telles offres, 84% d’une journée de travail-type d’un comptable sont consacrés à saisir les données des factures, à manipuler du papier, à traiter des emails, à rectifier des erreurs, à répondre à des appels téléphoniques et à des emails de la part de fournisseurs souhaitant connaître le statut de leurs factures et des paiements2. Pour leur part, les chefs comptables consacrent plus de temps à traiter les transactions qu’à recruter du personnel ou à effectuer les autres tâches de management pour lesquelles ils avaient été recrutés2.
Tout le temps que les équipes comptables consacrent à des tâches manuelles et répétitives est du temps qu’elles ne peuvent pas consacrer à des tâches plus gratifiantes telles que l’analyse des données ou les échanges avec le département achats ou d’autres parties prenantes.
Il est tentant de blâmer une automatisation insuffisante des tâches manuelles pour justifier les retards de la comptabilité. Mais 48,9% des départements de CF utilisent une solution de traitement automatisé des factures 4. Un quart des départements comptables ayant déployé cette technologie ont automatisé de bout-en-bout leur processus de paiement des fournisseurs (P2P).
Alors, comment se fait-il que tant de départements comptables traitent encore manuellement tant de factures ?
En quoi les approches conventionnelles de l’automatisation de la CF sont-elles insatisfaisantes
Pour commencer, seuls 61,7% des départements de comptabilité fournisseurs ayant déployé une technologie d’automatisation du traitement des factures ont automatisé la façon dont ils capturent le numéro de la facture, son échéance, son montant et d’autres lignes et éléments des factures soumises par leurs fournisseurs 3. Cela signifie que de nombreux départements comptables s’appuient sur la saisie manuelle, pourtant source d’erreurs, pour enregistrer ces informations-clés.
De même, moins de deux tiers des départements comptables ont automatisé la façon dont ils rapprochent les factures des bons de commande et des bons de livraison disponibles dans une application d’ERP. Par conséquent, les équipes comptables perdent un temps fou à comparer les factures aux bons de commande et aux bons de livraison.
Et la plupart des départements de comptabilité fournisseurs ont une approche parcellaire de l’automatisation de leur cycle de traitement des factures, ne ciblant que des fonctions spécifiques telles que l’approbation (automatisée pour 68,8% des départements). Les brèches dans le cycle de traitement des factures contribuent à une augmentation des coûts et des erreurs, ainsi qu’à une moindre visibilité.
La base de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs, c’est une excellente capture automatisée et un excellent traitement des factures
La principale raison pour laquelle la plupart des départements financiers ne profitent jamais de tous les avantages de l’automatisation de la CF est que leur solution comptable a une approche dépassée de la capture des données des factures et de leur rapprochement avec les bons de commande.
Voyons l’approche-type de la capture des factures. La plupart des départements comptables ayant automatisé la capture des données des factures (55,3%) s’appuient sur la reconnaissance optique de caractères (OCR). Bien que l’OCR aide les départements de CF à réduire le besoin de saisie manuelle des données-clés des factures, les systèmes conventionnels d’OCR :
- Nécessitent que les départements comptables développent des maquettes pour la capture des données des nouvelles factures
- Nécessitent un codage conséquent et une expertise de développeur en interne
- Peuvent être difficiles à intégrer aux systèmes en amont et en aval
- Peuvent manquer de flexibilité pour l’extraction de champs ou la définition de titres de tableaux
- Ne fonctionnent pas avec des factures en plusieurs langues, sans remettre en cause le système.
Il n’est pas étonnant que 59,5% des chefs comptables pensent que l’intervention humaine sera encore prépondérante dans la façon dont leur département traite les factures, même si le processus est de plus en plus automatisé3.
Utilisation de l’IA en comptabilité
Heureusement, une nouvelle génération de solutions automatisées d’IA utilisant des outils low-code vient au secours des départements de comptabilité fournisseurs pour surmonter les obstacles et parvenir à un traitement des factures sans intervention humaine afin d’obtenir de meilleurs résultats.
Traitement des factures déjà entraîné et prêt à être déployé
Les solutions LCNC (low-code/no-code) utilisent des compétences « glisser-déposer » déjà formées de comptabilité fournisseurs (modèles d’extraction d’IA) pour permettre aux équipes de la finance de commencer à traiter les factures en quelques minutes avec un très grand degré de précision, sans aucun codage et sans expertise de développement en interne. Ces solutions prêtes à l’emploi sont capables d’identifier le type de document et de conseiller un modèle d’extraction adapté ou « compétence de document ». Cette technologie peut suggérer une compétence pré-intégrée, prête à être utilisée, mais les utilisateurs peuvent aussi chercher sur le marketplace la compétence dont ils ont besoin. Les compétences de traitement des documents peuvent être développées pour des documents tels que les factures, les bons de commande, les reçus, les formulaires fiscaux, les factures de services publics ou les allégations de santé. Les utilisateurs peuvent aussi concevoir des compétences sur mesure et les publier dans un catalogue ou les rendre accessibles pour n’importe quelle plateforme ou n’importe quel flux d’automatisation de processus.
Extraction des données et reconnaissance de qualité supérieure grâce à l’IA
Les solutions LCNC utilisent également une intelligence artificielle (IA) de pointe avec du machine learning pour extraire les en-têtes et les lignes des factures, même les plus complexes, y compris celles qui comptent des centaines de pages et du texte dans plusieurs langues, sans qu’il y ait besoin de développer des maquettes de factures à chaque réception d’une facture d’un nouveau fournisseur. Les solutions IDP avec IA et machine learning low-code- no-code traitent efficacement toute sorte de documents, qu’ils soient structurés, semi-structurés ou non structurés, et tous les types de documents, comme les textes dactylographiés, manuscrits ou les codes-barres.
Interopérabilité avec les processus comptables en aval
L’hyper-automatisation simplifie l’orchestration des processus entre différentes technologies. Par exemple, l’IA peut être utilisée pour capturer et vérifier les données des factures, et la RPA peut être utilisée pour automatiser la saisie ou la recherche de données dans les systèmes ERP ou les packages de logiciels comptables. Et les solutions de comptabilité fournisseurs avec IA peuvent être intégrées à des systèmes tels qu’ERP, packages de logiciels de comptabilité, applications BPM, chatbots (agents conversationnels), plateformes mobiles, et plus encore.
Comment les solutions low-code d’IA accélèrent et améliorent les résultats des départements comptables
L’adoption de l’IA s’accélère dans le domaine de la comptabilité fournisseurs. Selon un rapport de Gartner, 70% des entreprises de nouvelles applications utiliseront des technologies low-code - no-code d’ici 20254. Cette technologie permettra aux organisations de réduire le délai de développement de jusqu’à 90%, permettant aux organisations financières d’atteindre un tout nouveau niveau d’efficacité et d’agilité grâce à une baisse des coûts de transaction, une amélioration de la visibilité sur la trésorerie et leur permettant également de mieux affecter le fonds de roulement.
Les solutions low-code - no-code (LCNC) avec l’IA et le machine learning constituent un grand pas en avant pour les départements de CF.
Seuls 27,4% des départements de comptabilité fournisseurs utilisent l’IA associée au machine learning3. De plus, 22,5% des chefs comptables reconnaissent qu’« ils ne savent pas grand-chose de l’IA », tandis que 35,5% se déclarent « encore en apprentissage avec cette technologie »3. Moins de 4% des directeurs pensent être des « pros » de l’IA3.”
Mais les solutions LCNC avec IA et machine learning peuvent changer cela.
Environ 11,8% des départements de CF déploient actuellement une solution de traitement des factures et un autre 11,8% sont en cours d’évaluation de leurs solutions de traitement des factures33.
65% des départements de comptabilité fournisseurs ont pour projet d’automatiser au cours de l’année à venir5.
Automatiser la capture et la validation des données des factures est la préoccupation principale de nombreux de ces départements.
Près d’un tiers des chefs comptables indiquent que leur département envisage d’automatiser la façon dont il capture les en-têtes et lignes des factures au cours de la prochaine année. Plus d’un quart des directeurs de CF (26,3%) envisagent d’automatiser la façon dont leur département rapproche les factures des bons de commande et bons de livraison.
Les solutions LCNC avec intelligence artificielle (IA) et machine learning (ML) permettront de garantir que ces départements profitent pleinement du potentiel de l’automatisation de la CF et éliminent les tâches manuelles qui les freinent.
Les outils comptables avec IA sont en mesure de permettre aux équipes de la finance de mettre en place leurs propres applications, de réduire ainsi le temps de développement, d’améliorer la productivité du personnel, de répondre rapidement aux besoins de l’entreprise et d’atteindre plus rapidement des résultats commerciaux positifs.
Grâce au glisser-déplacer, des modèles de factures déjà entraînés permettent aux équipes financières de commencer à traiter les factures en quelques minutes, avec un plus grand niveau de précision, sans codage ni expertise de développement en interne. Cela comprend l’extraction des en-têtes et des lignes des factures, même les plus complexes, comptant des centaines de pages et en plusieurs langues.
Grâce à l’application de réseaux neuronaux et du machine learning, les organisations financières sont en mesure d’atteindre une plus grande performance, de réduire la nécessité d’une intervention humaine, d’accélérer le traitement de bout-en-bout des factures, le tout pour améliorer la productivité, faire baisser l’ensemble des frais d’exploitation et améliorer la satisfaction des salariés.
ABBYY ouvre la voie vers un traitement d’excellence des factures qui transforme les opérations de la comptabilité fournisseurs
ABBYY met vos informations au travail. Nous associons l’innovation à l’expérience pour transformer les données tirées des documents essentiels de l’entreprise en résultats intelligents et exploitables, dans plus de 200 langues et en temps réel. Nous permettons à plus de 10 000 entreprises dans le monde entier, y compris de nombreuses entreprises du classement Fortune 500, d’avoir un impact significatif là où cela importe le plus : expérience client, excellence opérationnelle, et avantage compétitif.
Avec ABBYY, ces résultats commerciaux sont rendus possibles grâce à un traitement intelligent des documents basé sur une IA de pointe et conçu pour ce secteur d’activité, dans un environnement low-code / no-code. Le traitement intelligent des documents fait passer l’automatisation des processus au niveau supérieur en donnant aux utilisateurs professionnels des fonctionnalités de traitement du langage naturel (NLP), de machine learning, et de reconnaissance de pointe.
Rien qu’au cours de l’année passée, 10 cabinets d’analystes ont reconnu ABBYY comme leader du traitement intelligent des documents. Nous traitons 1,5 milliard de factures chaque année. Les plus grandes entreprises du monde font confiance à ABBYY pour obtenir des résultats tels qu’une baisse de 91% des frais de traitement des factures, un gain de temps de 90% dans le cycle de traitement des factures, une précision de 99,5% et un traitement direct à 95%.
Pour une analyse plus détaillée du leadership d’ABBYY dans les solutions de traitement intelligent des documents, veuillez vous référer au document d’Everest Group sur les produits de Traitement Intelligent des Documents, PEAK Matrix® 2023.
1 Institute of Finance and Management (IOFM), Senior Executive Survey
2 Institute of Finance and Management (IOFM), AP Benchmarking Survey
3 Institute of Finance and Management (IOFM), 2023 Benchmarking Survey
4 Computer World, Low-code tools can fill a void caused by the Great Resignation by Lucas Mearian
5 Institute of Finance and Management (IOFM), Virtual town hall meeting
Andrew Pery
Digital transformation expert and AI Ethics Evangelist for ABBYY
Andrew Pery est un « apôtre » de l’IA éthique chez ABBYY,. entreprise d’automatisation intelligente. Son expertise couvre les technologies d’intelligence artificielle (IA), les logiciels d’application, la protection des données et l’IA éthique. Il a écrit et présenté plusieurs papiers sur l’utilisation éthique de l’IA et co-rédige actuellement un livre pour l’Association américaine du Barreau. Il est titulaire d’un Master de droit avec mention de l’université de droit Northwestern Pritzker School et est un professionnel certifié du respect de la vie privée et de l’information (CIPP/C, CIPP/E et CIP/AIIM).
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Mark Brousseau
Président de Brousseau & Associates
Mark Brousseau est président de Brousseau & Associés.
Au cours des 29 dernières années, Mark Brousseau s’est forgé une réputation de leader dans les domaines de la comptabilité fournisseurs, de la comptabilité clients, des paiements et de l’automatisation des documents. Intervenant apprécié lors de conférences, de webinaires ou de podcasts, M. Brousseau conseille des utilisateurs finaux de renom, ainsi que des prestataires de solutions et de services sur la façon d’utiliser l’automatisation pour améliorer les processus métier axés sur les documents et sur les paiements. Mark Brousseau a présidé de nombreuses conférences éducatives et officié dans plusieurs comités et conseils d’administration du marché. Il habite le centre de Philadelphie avec sa femme et ses trois fils.
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